Ни одна фирма или компания не застрахована от переездов по самым разнообразным причинам. Чтобы офисный переезд не стал самым страшным событием за всю историю существования фирмы, нужно приготовиться к нему заранее.
Первый этап: подготовка почвы
Это должно касаться как предполагаемого места для будущего офиса, так и настроя сотрудников. Работники должны быть предупреждены как минимум за месяц о готовящейся смене места дислокации. Кроме того, нелишним будет поставить в известность обслуживающие организации, почтовые и курьерские службы. Возможно, на новом месте придётся искать новых поставщиков корреспонденции или услуги клининговых компаний. По электронной почте (сейчас уже можно воспользоваться мессенджерами) следует предупредить партнёров и постоянных клиентов о переезде, иначе есть риск потерять ценные связи. На сайтах, билбордах, в объявлениях следует указать время переезда и будущее место, а также об ориентирах; эти сведения будут учитывать потенциальные клиенты.
Второй этап: правильная планировка
Необходимо тщательно запланировать сроки необходимых мероприятий, и в дальнейшем придерживаться этого плана. А также необходимо назначить ответственных лиц, которые не подведут в нужный момент или в непредвиденной ситуации.
Если офис небольшой и штат сотрудников маленький, то можно справиться с переездом своими силами. Если же переезжает крупный офис, то рекомендуется нанимать как носильщиков, так и компании по перевозке грузов и мебели. Прежде, чем складывать всю мебель и технику в одну кучу, необходимо всё промаркировать и пронумеровать, чтобы в дальнейшем не получилась путаница. Лучше нанести пометки на бумажном плане будущего офиса во избежание конфликтных ситуаций.
Немаловажным пунктом является расстановка приоритетов и порядка вывоза и ввоза вещей и техники. В идеале переезд занимает сутки, ведь при затягивании мероприятия работа продолжаться не может, и прибыли будут падать.
Переезд офиса не страшен, если четко придерживаться последовательности в действиях!
Третий этап: упаковывание вещей
Упаковка всех офисных элементов должна идти по порядку:
– Документация: важная бумага в суматохе может очень просто потеряться, выпасть из общей кипи документов; если она потеряется окончательно, то восстановить её будет непросто. К упаковке и архивированию документов нужно подойти с особым вниманием;
– Мебель: необходимо следить за тем, чтобы все комплектующие офисной мебели (чаще всего она разборная) были на месте, чтобы не было проблем с быстрой сборкой в новом офисе;
– Оргтехника: все дополнительные элементы для техники нужно укладывать в коробки вместе с основными устройствами, а не вспоминать об этом тогда, когда коробки уже тщательно запечатаны;
– Сейфы: тут желательно воспользоваться услугами специальных компаний по перевозке, и перевозить их отдельно от остальных вещей. Это же касается растений в горшках и хрупких аквариумов.
Переезд компании в новый офис от Мувинговой компании ТЭК «Реал»
